Consultas

CONSULTAS

¿Qué es una Consulta?

Básicamente, una consulta (query) es una forma de buscar, encontrar y exhibir determinada información, extrayéndola del cúmulo de datos que almacena la base.

Uso de las consultas.- La funcionalidad de una base de datos se encuentra en su capacidad de ver los datos deseados organizados en base a un cierto orden. Una consulta es una herramienta que consiste en poder solicitar los datos memorizados. Las más frecuentes son las de selección que consisten en ver los datos de las tablas, analizarlos y, eventualmente, modificarlos. Los datos solicitados se visualizan en una Dynaset, que muestra un conjunto dinámico de datos procedentes de una o más tablas. Existe la posibilidad de agregar y modificar los datos en el campo del Dynaset, así como en una tabla. Las modificaciones tendrán efecto sobre las tablas de origen de la misma base de datos.

Con las consultas se puede:

• Elegir determinados campos de una tabla

• Elegir los registros (por ejemplo, las personas nacidas en un determinado año)

• Ordenar los registros (por ejemplo, en orden alfabético ascendente o descendente)

• Ejecutar cálculos (campos calculados) para, por ejemplo, crear un campo que multiplique el precio por la cantidad existente y que después memorice el resultado.

Cómo crear una Consulta en Access

Existe la posibilidad de crear una consulta mediante el asistente o bien manualmente, eligiendo Ver diseño.

 

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Asistente.- Existen cuatro posibilidades para la creación de consultas mediante el asistente. Vemos:

1- Asistente para consultas sencillas: crea una consulta de selección sobre la base de los campos seleccionados y es el tipo más común de consulta. Para crearla debe:

• Abrir la base de datos y hacer click sobre la ficha Consultas

• Hacer click en el botón nuevo

• Hacer click en Asistente para consultas sencillas y después en Aceptar

• En la ventana que se abre, seleccionar la tabla de la cual desea llevarse los datos de la Tabla/Consultas

• Hacer click en un nombre de campo en el cuadro de Campos disponibles y sobre el botón > para introducirlo (o bien sobre el botón >> para introducirlos todos)

• Elegir, si fuese necesario, otra tabla y adjuntar los campos ulteriores

• Asignar un título a la consulta y hacer click en el botón Terminar

• Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta de referencias cruzadas para ver datos en un formato compacto semejante al de una hoja de cálculo.

• Asistente para consultas de buscar duplicados: crea una consulta que busca registros con valores de campo duplicados en un campo de una sola tabla o consulta.

• Asistente para consultas de buscar no coincidentes: crea una consulta para buscar en una tabla los registros que no tienes registros relacionados en otra tabla.

Crear una consulta en vista de Diseño

Vista diseño.- En la venta se muestra la tabla que se abre. Se debe seleccionar la tabla o la consulta (o ambas) que interesa en la ficha respectiva haciendo click sobre el botón Añadir y finalmente pulsando sobre Cerrar. Para seleccionar más voces en un orden suelto, haga click manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Para seleccionar todas las voces, haga click sobre la primera y después sobre la última, manteniendo pulsada la tecla Mayús., o bien haga click en la primera y arrastre.

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En la venta Consultas de selección aparecerá una lista de campos. Se puede hacer click sobre el nombre de campo y arrastrarlo a la fila inferior llamada Campo. Cada columna contiene las informaciones relativas al campo influido en la consulta. Para agregar más campos es suficiente con seleccionar los campos deseados manteniendo pulsada la tecla Ctrl y después arrastrarlos todos juntos a la cuadrícula QBE (consultas por ejemplo: Query By Example). Para añadir todos los campos juntos, se debe seleccionar el asterisco situado en la parte superior de la lista de los campos y arrastrarlo hasta la cuadrícula. Si se han seleccionado más tablas, se podrán ver las líneas que las unen (join) y que nos muestran de qué modo un registro de una tabla está vinculado con el registro de otra.

Clases de vistas de una Consulta.- La ventana consulta dispone de tres tipos de vistas:

• Diseño: para crear una consulta o modificar una ya existente. En tal caso, dispone de herramientas gráficas para crear la consulta.

• Hoja de datos: para examinar los datos extraídos de la consulta.

Operaciones y Modificación de las Consultas

Nueva ubicación, introducción y supresión de campos.- Para desplazar un campo debe:

• Seleccionarlo haciendo click sobre el selector de campo

Operaciones y modificación de Consultas

• Hacer click nuevamente sobre el selector y arrastrar la columna a una nueva posición.

Vista de un Dynaset.- Después de hacer diseñado la consulta, existe la posibilidad de ver el Dynaset correspondiente utilizando el botón Ver que aparece en la hoja de datos. Para regresar a la anterior vista es suficiente con hacer click en el icono Vista diseño (existe la posibilidad de realizar las modificaciones y después regresar a la vista anterior).

Cambiar el nombre a un campo de una consulta.- Para cambiar el nombre de un campo se debe:

• Abrir la consulta en Vista diseño.

• Hacer click a la izquierda de la primera letra del nombre del campo en la cuadrícula QBE.

• Introducir el nuevo nombre seguido de dos puntos (:)

Planteamiento del tipo de orden.- Cuando se ejecuta una consulta se ve el Dynsaet correspondiente y del modo más sencillo la interpretación de los datos si están ordenados. La creación de una consulta que ordene los datos resulta útil si se desea ver los datos ordenados en un formulario o en un informe. Para especificar el tipo de orden se debe:

• Hacer click sobre la celda Ordenar en el QBE (Registros) relativa al campo a ordenar, y después hacer click sobre la flecha de selección.

• Elegir "Ascendente" o "Descendente"

Existe la posibilidad de especificar un tipo de orden para más campos.

Establecer Criterios en las Consultas

Establecer criterios.- El establecimiento de criterios permite limitar el Dynaset correspondiente a determinados registros. Los criterios se especifican a partir de una expresión que indica los registros a incluir y que puede ser simple (por ejemplo, todos los registros vinculados con filiales españolas se encontrarán escribiendo "España") o un poco más compleja (encontrar todos los registros vinculados a los representados en edades comprendidas entre los 20 y los 30 años, escribiremos: Between 20 and 30). Una expresión puede ser tecleada directamente en la cuadrícula QBE en el recuadro "Criterios" a partir de una descripción precisa (para las filiales españolas del ejemplo anterior, podemos escribir: España, =España, "España", ="Italia") o bien podemos recurrir al generador de expresiones. En dicho caso se debe:

• Seleccionar la celda Criterios de la cuadrícula QBE.

• Hacer click sobre la tecla derecha y elegir el comando Generar.

• En la venta que se abre, llamada Generador de Expresiones, escribiremos todo lo que se desee recurriendo cuando sea posible a las funciones ya presentes.

Utilización de los caracteres Jolly.- Durante el diseño de una consulta existe la posibilidad de seleccionar los campos que contienen una serie de caracteres (por ejemplo, todos los nombres que empiezan por la letra B...). Los caracteres Jolly fundamentalmente son:

• ?, sirve para un único carácter, ubicado en esa posición.

• *, sirve para una cantidad cualquiera de caracteres ubicados en esa posición.

Por ejemplo:

Pa?la, mostraría Pabla, Paula, etc.

*imo, mostraría veintésimo, trigésimo, etc.

Selección de registros que no se corresponden con un valor determinado.- Para llevar a cabo esto, utilizaremos el operador Not. De este modo, si deseamos buscar todos los nombres que empiecen por la letra S, escribiremos Not S*.

Planteamiento de los criterios más importantes.- En una consulta existe la posibilidad de establecer diversos criterios para un campo utilizando los operadores And y Or. Por ejemplo, para seleccionar todos los apellidos que empiecen por la letra B y que contengan la letra S, escribiremos "B*" And like "*S*". Si utilizamos el operador Or, conseguiremos que satisfaga un criterio o bien el otro.

Registros con valores – Campos Calculados

Selección de los registros que contienen valores.- Existe la posibilidad de seleccionar los registros según si contienen menos de diez valores (por ejemplo, son las cifras que posee un número de fax). Para llevarlo a cabo, se debe introducir en los criterios, debajo del campo elegido (por ejemplo, el fax), la inscripción IS NOT NULL -ES NO NULO- (o NOT NULL -NO NULO-, es decir, que no sea un valor nulo).

Crear campos calculados.- Existe la posibilidad de crear en el QBE campos calculados y que estos ejecuten correctamente los cálculos. Si por ejemplo ya tenemos el campo Precio Unitario y el de Cantidad, podemos crear un nuevo campo para calcular el Precio Total. La redacción en este caso sería:

• Precio Total: [Precio Unitario]*[Cantidad] (los nombres de los campos deben ir entre corchetes).

O bien,, para calcular el descuento de diversos objetos, podemos insertar la fórmula Total:= [Precio]-[Precio]*[Descuento]/100

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Consultas: registros con valores, campos calculados

Cálculo de fórmulas en las consultas.- Existe la posibilidad de realizar preguntas vinculadas a grupos de datos. Esto puede realizarse con las consultas con fórmulas. Para llevarlo a cabo se debe:

• Crear una consulta y arrastrar los datos que se deseen al QBE

• Elegir el comando Totales del menú Ver.

En la cuadrícula QBE aparecerá la fila "Fórmula" con el valor predeterminado "Agrupación". En la celda fórmula, debajo de cada campo, debe seleccionar el tipo de fórmula (por ejemplo, Cuenta, para calcular la cantidad de registros, Suma, Media, Máximo y Mínimo, etc., con el significado conocido).

Tipos de Consultas

Consultas de comandos.- Una consulta de comandos aporta modificaciones a muchos registros con una única operación. Existen cuatro tipos de consultas de comando: de Eliminación, de Actualización, de Alineación y de Creación de Tablas.

• Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no únicamente determinados campos de su interior.

• Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada categoría laboral.

• Consultas de alineación: estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos. En vez de teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes.

• Consultas de creación de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más tablas.

• Consultas de parámetros: una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.

• Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla.

SITUACIÓN DE APRENDIZAJE

Pepe tiene una base de datos para llevar el prestamos de los libros de su Empresa. Desea poder encontrar la información en una forma mas fácil, simplemente con teclear lo que busca.

Imagen extraída de http://si.ua.es/es/imagenes/documentacion/imagenes/access/consulta-de-totales.gif

PREGUNTA GENERADORA

            ¿Cuáles herramientas de Bases de Datos puede utilizar?

¿Cómo se construyen las consultas?

ACTIVIDADES CURRICULARES:

·           ACTIVIDAD 1:

Tarea 1:

Realice un resumen en el cuaderno sobre la teoría presentada.

                        Tarea 2:

Cree la Base de Datos asignada en clase, normalícela y relaciónela correctamente.

                        Tarea 3:

Construya las consultas necesarias con ayuda del docente.

                       

HERRAMIENTAS DE ANDAMIAJE

http://www.youtube.com/results?search_query=curso+access+2007&aq=0

EVALUACIÓN:

·           Autoevaluación: El estudiante realiza una lista de los conocimientos adquiridos durante el proceso y cuales son los puntos en los que tiene déficit.

·           Heteroevaluación: El docente realiza una inspección de los avances que van teniendo los estudiantes para crear estrategias para mejorar.

RECURSOS:

Físicos: Aula, Computadores, Internet, Tablero, Cuaderno.

            Material Teórico: Informática, Videos

            Humanos: Docente y Estudiantes

BIBLIOGRAFÍA Y CIBERGRAFÍA

            http://www.mailxmail.com/curso-introduccion-access/crear-consulta

            http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-consulta